「社内の複合機でスキャンすれば十分？」
「量が多くても自社でできる？」
「電子化サービスに頼んだ方がいいのはどんな場合？」

と、進め方に迷うことがあります。

書類の電子化そのものは、社内の複合機やスキャナーでも行えます。

ただし、書類の量が多い場合や、図面などさまざまな形の資料が混在している場合は、スキャンする作業だけでなく、その前後の整理にも時間がかかります。

この記事では、書類を電子化する基本的なやり方と、自社で対応する場合・電子化サービスを利用する場合の違い、依頼前に確認しておきたいポイントをご紹介します。

この記事はこんな方におすすめ

この記事はこんな方におすすめ

• 紙書類をまとめて電子化したい
• 自社でスキャンするか、外部へ依頼するか迷っている
• 過去の工事書類や図面を整理したい
• 書類の量が多く、社内での作業負担が気になっている
• 電子化した後も探しやすい状態に整理したい

書類の電子化はどのように進める？

書類を電子化する場合、一般的には次のような流れで進めます。

1. 電子化する書類を選ぶ
2. 書類を分類・整理する
3. スキャンしてデータ化する
4. ファイル名を付ける
5. フォルダなどに整理する
6. 保存先を決める

少量の書類であれば、社内の複合機やスキャナーを使って電子化することもできます。

ただし、書類の量が増えたり、サイズや種類が混在したりすると、スキャンそのものだけでなく、事前の仕分けや電子化後のデータ整理にも時間がかかります。

自社で電子化しやすいのはどんな場合？

たとえば、次のような場合は自社でも比較的進めやすいでしょう。

• 電子化する書類の量が少ない
• A4・A3など一般的なサイズが中心
• 書類の分類方法が決まっている
• ファイル名や保存場所のルールが決まっている
• 社内で作業する時間を確保できる

日常的に発生する少量の書類であれば、あらかじめ社内でルールを決め、その都度電子化していく方法もあります。

一方、過去に蓄積した書類をまとめて電子化する場合は、単純に「枚数分スキャンすれば終わり」とはいきません。

書類の分類や仕分け、ファイル名の設定など、電子化の前後にも作業が必要になります。

書類の量や状態によって、電子化にかかる手間は変わります

電子化する資料が増えるほど、必要な作業も多くなります。

特に、

• 大量の書類が保管されている
• A4・A3・大判図面などサイズが混在している
• 図面と帳票など、異なる種類の資料が一緒になっている
• ファイルや製本された資料がある
• 電子化後のファイル名や分類方法を統一したい

といった場合は、スキャン以外の作業にも時間が必要です。

ファイルや製本された資料については、必要に応じて解体したうえでスキャニングし、データ化を進めます。

そのため、自社で対応する場合は、「スキャンできるか」だけではなく、「その作業時間を確保できるか」まで含めて考えることがポイントです。

自社で行う場合と電子化サービスに依頼する場合の違い

書類の電子化は、すべて外部へ依頼する必要があるわけではありません。

資料の量や状態、社内で確保できる時間によって、自社対応と電子化サービスを使い分けることができます。

どちらがよいというものではなく、書類の量・資料の状態・社内で確保できる時間・電子化後の使い方によって選ぶことが大切です。

たとえば、日常的に発生する少量の書類は自社で電子化し、過去の書類や大量の資料をまとめて整理するときだけ外部へ依頼するといった使い分けも考えられます。

電子化サービスを検討したいケース

次のような場合は、電子化サービスを利用することで、社内の作業負担を抑えやすくなります。

• 大量の書類を一度に電子化したい
• 大判図面が含まれている
• さまざまなサイズ・種類の資料が混在している
• 過去の工事資料をまとめて整理したい
• スキャン後のファイル名やデータ整理まで依頼したい
• 通常業務と並行して作業する時間が取れない

特に工事関係の資料では、一般的な書類だけでなく、大判図面や完成図書などが一緒に保管されていることもあります。

こうした資料をまとめて電子化する場合は、スキャニング設備だけでなく、その後のデータ整理まで含めて対応できるサービスを選ぶと進めやすくなります。

電子化を依頼する前に確認しておきたいこと

電子化サービスへ相談するときは、すべての仕様を決めてから依頼する必要はありません。

まずは、次のような内容を確認しておくと相談がスムーズです。

1．どのような資料を電子化したいか

書類、図面、完成図書など、現在どのような資料が保管されているのかを確認します。

2．どのくらいの量があるか

正確な枚数が分からなくても、ファイル何冊分、書庫何段分など、おおよその量が分かれば相談しやすくなります。

3．電子化したデータをどう使いたいか

保管するだけなのか、社内で検索・共有したいのかによって、ファイル名や分類方法なども変わります。

電子化した後の使い方まで考えておくことで、単に紙をPDFにするだけではなく、必要な資料を探しやすい状態に整理できます。

中国システムでは、スキャニングからデータ整理まで対応しています

中国システムでは、大量の文書やさまざまな紙媒体、大判図面のスキャニングに対応しています。

また、スキャニングだけではなく、ファイル命名・データ整理・保存先の決定まで含めて対応しています。

「紙の資料が大量に残っている」
「図面と書類が混在していて整理しにくい」
「電子化したいが、どこから手を付ければよいか分からない」

といった場合も、まずは現在の資料の状態や、電子化後の用途をご相談ください。

資料の状態や目的を確認しながら、必要な作業を整理して進めていきます。

電子ファイリングのメリットや、導入時の基本的な流れについては、こちらの記事でもご紹介しています。

関連記事：
【電子ファイリング】メリットと導入のポイント

書類の電子化についてよくあるご質問

Q．大量の書類でも電子化できますか？

はい。中国システムでは、大量の文書やさまざまな紙媒体の資料のデジタル化に対応しています。

Q．大判の図面もスキャンできますか？

はい。大判図面のスキャニングにも対応しています。書類と図面が混在している場合もご相談ください。

Q．ファイル名の整理もお願いできますか？

はい。スキャニングからファイル命名、データ整理、保存先の決定まで対応しています。

Q．電子化の方法がまだ決まっていなくても相談できますか？

まずは、現在どのような資料があり、電子化したデータをどのように利用したいかをお聞かせください。資料の状態や用途を確認しながら、必要な作業を整理していきます。

まとめ｜「自社でできるか」だけでなく、作業量まで考えて判断する

書類の電子化は、少量であれば自社の複合機やスキャナーでも対応できます。

一方で、大量の書類や大判図面、さまざまな形の資料が混在している場合は、仕分けやスキャン後のデータ整理まで含めると、想像以上に作業時間が必要になることがあります。

自社で対応するか、電子化サービスを利用するか迷ったときは、

• 資料の量
• 書類や図面の状態
• 社内で確保できる作業時間
• 電子化後の使い方

を確認してみると、判断しやすくなります。

中国システムでは、紙資料や大判図面のスキャニングから、ファイル命名・データ整理まで対応しています。

書類の電子化でお困りの際は、お気軽にご相談ください。

この記事はこんな方におすすめ

• 初めて電子納品を担当することになった
• 「電子納品で提出してください」と言われたものの、何から始めればよいか分からない
• 必要な書類やデータを、いつから準備すればよいか知りたい
• 自社だけで対応できるのか、外部へ相談した方がよいのか迷っている

電子納品とは？

電子納品とは、図面・工事写真・各種書類などの成果品を、発注機関が定める要領やガイドラインに沿って、電子データとして納品することです。

単に紙の書類をPDFにしたり、データをひとつのフォルダにまとめたりすれば完了するわけではありません。発注機関や部署、業務内容によって確認する要領・ガイドライン・製図基準・チェック方法などが異なるため、作業を始める前に「どこへ、どの基準で納品するのか」を確認することが大切です。

まず確認しておきたい3つのこと

1．納品先となる発注機関

まず確認したいのが、どの発注機関・部署へ納品するのかです。同じ「電子納品」でも、発注機関や業務内容によって確認すべき要領や基準が変わる場合があります。

2．適用される要領・ガイドライン

次に、今回の業務でどの要領・ガイドラインが適用されるのかを確認します。ここを曖昧なまま進めると、後からデータの修正や整理のやり直しが発生することがあります。工事契約後は、受注者が「事前協議チェックシート」を作成し、発注者へ提出・協議しながら、電子納品の仕様を確認していきます。要領・ガイドラインとあわせて、事前協議の内容を確認し、今回の納品条件を把握しておくことが第一歩です。

事前協議チェックシートについて「どう書けばよいか分からない」というご相談にも、中国システムでは対応しています。案件ごとの条件を確認しながら、必要な内容を整理していきます。

3．何を電子納品するのか

電子納品の対象となる資料も、案件によって異なります。図面、工事写真、各種書類など、何を成果品として提出する必要があるのかを確認し、手元にある資料を整理しておきます。

電子納品では何を準備する？

案件によって異なりますが、電子納品では例えば次のような資料・データを扱います。

• CAD図面
• 工事写真
• 帳票データ
• 完成図書
• 元となる各種データ

大切なのは、「最終的に必要な形式にすること」だけを考えないことです。元となる資料がどのような状態で残っているのか、データが揃っているのか、紙しかない資料があるのかなど、最初に全体を確認しておくと、その後の作業を整理しやすくなります。

中国システムでは、電子納品だけでなく、紙資料のデジタル化やCADトレース、データ変換などにも対応しています。紙やPDFしか残っていない資料についても、内容に応じて必要なデータ整備を組み合わせることができます。

電子納品はどのように進める？

中国システムでは、電子納品をお手伝いする際、次のような流れで作業を進めています。

• 資料のお預かり・打ち合わせ
• 図面・書類・工事写真の確認
• 必要なデータ処理（CADレイヤの整理・変換など）
• プログラムによるチェック
• 電子成果品の作成

最初に資料の状況や納品先を確認し、必要な作業を整理した上で進めていきます。「何を準備すればよいか分からない」という段階でも、まず資料を確認することで、必要な作業を整理できます。

工事が終わる直前ではなく、早めの確認を

電子納品は、工事が終わる直前になってから、すべての資料を一度に整理しようとすると負担が大きくなります。工事契約後の事前協議で納品条件を確認し、工事中から必要な書類や写真を整理しておくことで、納品前の作業を進めやすくなります。事前協議チェックシートの具体的な記入内容は案件によって異なるため、個別の条件を確認しながら進めることが大切です。

一方で、実際の電子納品では、フォルダ構成やファイル名、PDF、CAD形式、工事写真など、提出時に注意したいポイントもあります。

関連記事
【電子納品】ここを間違えるとやり直し！ありがちな失敗集

電子納品についてよくあるご質問

Q．電子納品のやり方は、どの工事でも同じですか？

同じとは限りません。発注機関や部署、業務内容によって、確認する要領・ガイドライン・製図基準などが異なる場合があります。まずは納品先を確認し、今回適用される基準を確認することが大切です。

Q．紙の資料しか残っていなくても相談できますか？

資料の内容によっては対応可能です。中国システムでは、紙資料のスキャニング・電子ファイリング、大判図面のデジタル化、CADトレースなども行っています。電子納品に必要な状態へ整えるために、複数の作業を組み合わせて対応することもできます。

Q．電子納品はいつ頃から準備すればよいですか？

できるだけ早い段階で、納品先・要領・必要な成果品を確認しておくことをおすすめします。工事契約後の事前協議で電子納品の仕様を確認し、工事中から書類や写真を整理しておくことで、完成時の確認・修正作業を減らしやすくなります。

Q．完成図書も一緒に相談できますか？

中国システムでは、電子納品と完成図書を同時に進めることも可能です。それぞれ別々に依頼・打ち合わせをする手間を減らし、成果品全体をまとめて相談できます。

まとめ｜まずは「どこへ、何を納品するのか」の確認から

初めて電子納品を担当すると、専門用語や要領が多く、「何から手を付ければよいか分からない」と感じることもあります。

まず確認したいのは、次の3点です。

• どの発注機関へ納品するのか
• どの要領・ガイドラインに沿うのか（事前協議で確認）
• 何を成果品として準備するのか

その上で、図面・書類・工事写真など手元の資料を整理し、CADレイヤの整理・変換など、必要なデータ処理やチェックを進めていきます。

中国システムでは、電子納品の準備から電子成果品の作成まで、一気通貫でサポートしています。「何を準備すればよいか分からない」「手元の資料で対応できるか確認したい」という段階でも、お気軽にご相談ください。

図面や書類の整理・引き継ぎを進める中で、
「この図面、情報は入っているけれど少し見づらいな」と感じたことはないでしょうか。

施工時の図面と、管理のための図面は役割が異なります

施工段階で作成される図面は、現場での確認や記録を主な目的としています。
そのため、必要な情報を迅速に共有することが優先され、表現が簡略化されることも少なくありません。

一方で、竣工図は工事完了後、長期間にわたって維持管理や改修の基礎資料として使用されるものです。

実測値が入っていても、それだけでは十分とは限りません

竣工図においては、数値や位置情報が正確であることはもちろん重要です。
しかしそれだけで「管理しやすい図面」になるとは限りません。

・情報の整理がされていない
・線種やレイヤーの使い分けが不十分
・必要な情報が読み取りにくい
・図面ごとのルールが統一されていない

こうした状態では、後から図面を利用する際に時間がかかり、判断ミスの原因になる可能性もあります。

図面は「使われて初めて価値を持つ」

竣工図は、作成して終わりではなく、その後の運用で繰り返し使用される資料です。

点検、改修、更新工事など、さまざまな場面で参照されるため、
誰が見ても理解しやすい状態で整理されていることが求められます。

少しの整理で、使いやすさは大きく変わります

例えば、

・色分けや線種による視認性の向上
・凡例の整理
・文字サイズや配置の統一
・レイヤー構成の見直し

こうした基本的な整理だけでも、図面の見やすさや扱いやすさは大きく変わります。

まとめ

竣工図は「描けていること」だけでなく、
「その後に使いやすい状態であること」が重要です。

日々の業務の中で見落とされがちな部分ではありますが、
図面の整理や表現の工夫が、将来の作業効率や安全性に大きく影響することも少なくありません。

必要に応じて、図面の整理やデータ調整についても対応しております。
お気軽にご相談ください。

現在も多くのご予約をいただいており、誠にありがとうございます。
繁忙期ではありますが、新たなご依頼についても可能な限りお受けする予定です。

ただし、作業状況によっては
通常より納期をいただく場合がございます。
また、短納期でのご依頼につきましては、内容に応じて追加料金をお願いする場合がございます。

スムーズな対応のため、
お早めにご相談・ご連絡をいただけますと幸いです。

今後も、品質を保ちながら一つひとつ丁寧に対応してまいりますので、
どうぞよろしくお願いいたします。

ご縁があり、当社にて引き渡しをさせてただきました。

県外のご家庭でお迎えいただいたのですが、岡山の子ということで、名前は 「ももちゃん」 と名付けていただいたそうです。

今回の里親募集にあたり、記事をご覧くださった皆さま、
気にかけてくださった皆さまに心より感謝申し上げます。

小さな命が安心して暮らせる場所につながったことを、
私たちも大変うれしく思っております。

現在は保護主さまのお宅で大切にお世話されています。
小さな体で一生懸命生きている子猫に、あたたかいご縁がつながればと願っています。

■ 里親をご希望の方へ

いただいた内容をもとに、保護主さまとお繋ぎいたします。
小さな命ですので、最後まで責任を持って大切にしていただける方 からのご連絡をお待ちしております。

この子を家族として迎えてくださる方がいらっしゃいましたら、
当ブログの お問い合わせフォームよりご連絡ください。

※本記事をご覧になった方で、周りに猫を迎えたいと考えている方がいらっしゃいましたら、
この記事をシェアしていただけますと幸いです。

今年も、当社オリジナルの卓上カレンダーが完成しました。
毎年ご好評をいただき、今年も増刷してご用意しています。

ありがたいことに、「自分にも1冊もらえない？」といったお声をいただくこともあり、
県外からお問い合わせをいただくこともあります。
カレンダーをきっかけに当社のことを思い出していただけるのは、何より嬉しいことです。

お渡しの本来の目的は「日頃のお取引への感謝」

このカレンダーは、日頃お世話になっているお取引先様への感謝の気持ちを形にしたものです。
お使いいただく皆様のデスクの上で、少しでもお役に立てば…という思いを込めて制作しています。
そのため、数量に限りはありますが、今年も変わらずお取引先様を中心にお届けしてまいります。

来年もよろしくお願いいたします

当社のカレンダーが、皆さまの一年の仕事を少しだけ明るく、便利にする存在になれば幸いです。
来年もどうぞよろしくお願いいたします。

釣り上げた大物とご本人が並ぶ写真を、実寸サイズで再現したい
というご要望をいただき、およそ180cm×90cmの長尺カラー出力を行いました。

こちらは五島列島だそうです。
釣果を掲げる笑顔がまぶしく、私たちも元気をいただきました。

当社では、最大18mまでの長尺印刷が可能です。
図面・ポスター・写真など、一般的なプリンターでは対応が難しいサイズも、
柔軟に対応いたします。

※写真掲載については、ご本人より許可をいただいております。

電子ファイリングとは、紙の書類をスキャンし、電子データとして保存・管理する方法のことです。
業務の効率化や情報共有の円滑化を図るうえで、多くの企業・自治体で導入が進んでいます。

■ 電子ファイリングの主なメリット

• 書類の検索がスムーズになり、業務効率がアップ
• 書庫やキャビネットなどの保管スペースを削減できる
• 紙の劣化や破損を防止できる
• 複数人での情報共有が容易になる

■ 例えば、こんな使い方があります

■ 導入を成功させる6つのステップ

電子ファイリングは、やみくもに始めると後で手戻りが発生しやすくなります。
以下のようなステップで、計画的に進めるのが成功のカギです。

1. 目的と対象範囲を明確にする

「なぜ電子化したいのか」「どの書類を対象にするのか」を整理しましょう。

例えば

• 古い紙書類を整理したい
• 書庫が手狭になってきた
• 外出先でもファイルにアクセスしたい
• 書類検索の手間を減らしたい

2. 書類の分類・整理ルールを決める

3. 使用するツールやシステムを選ぶ

社内サーバーを使うのか、クラウドサービスを導入するのかを検討します。
ファイル形式（PDF、DocuWorksなど）の統一も大切です。

4. 紙書類のスキャンとデータ化

スキャナーでスキャンし、PDFや画像データとして保存します。
OCR（文字認識）機能を使えば、文書内検索も可能になります。

5. 保存・バックアップ体制の構築

重要な書類が失われないよう、定期的なバックアップを行いましょう。
クラウドと外付けHDDなど、二重で保管するのがおすすめです。

6. 社内ルールの整備と研修の実施

誰が、どのように、どこへ保存するのか。
運用ルールを明文化し、必要に応じて社内研修も行いましょう。

■ まとめ

電子ファイリングは、業務の効率化や情報管理の精度向上に直結する取り組みです。
まずは「何のために行うのか」を明確にし、小さな書類から少しずつでも導入してみてはいかがでしょうか。

ご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。

本日5/30(金)より「下水道のチカラ展」が開催中！

弊社も製作に携わらせていただいたターポリン幕も展示されています。
明日までの開催となっておりますので、ぜひ足を運んでみてください！

場所：岡山市南区築港栄町5-7