紙で保管している書類を電子化したいと思ったとき、
「社内の複合機でスキャンすれば十分？」
「量が多くても自社でできる？」
「電子化サービスに頼んだ方がいいのはどんな場合？」
と、進め方に迷うことがあります。
書類の電子化そのものは、社内の複合機やスキャナーでも行えます。
ただし、書類の量が多い場合や、図面などさまざまな形の資料が混在している場合は、スキャンする作業だけでなく、その前後の整理にも時間がかかります。
この記事では、書類を電子化する基本的なやり方と、自社で対応する場合・電子化サービスを利用する場合の違い、依頼前に確認しておきたいポイントをご紹介します。
この記事はこんな方におすすめ
この記事はこんな方におすすめ
- 紙書類をまとめて電子化したい
- 自社でスキャンするか、外部へ依頼するか迷っている
- 過去の工事書類や図面を整理したい
- 書類の量が多く、社内での作業負担が気になっている
- 電子化した後も探しやすい状態に整理したい
書類の電子化はどのように進める？
書類を電子化する場合、一般的には次のような流れで進めます。
- 電子化する書類を選ぶ
- 書類を分類・整理する
- スキャンしてデータ化する
- ファイル名を付ける
- フォルダなどに整理する
- 保存先を決める
少量の書類であれば、社内の複合機やスキャナーを使って電子化することもできます。
ただし、書類の量が増えたり、サイズや種類が混在したりすると、スキャンそのものだけでなく、事前の仕分けや電子化後のデータ整理にも時間がかかります。
自社で電子化しやすいのはどんな場合？
たとえば、次のような場合は自社でも比較的進めやすいでしょう。
- 電子化する書類の量が少ない
- A4・A3など一般的なサイズが中心
- 書類の分類方法が決まっている
- ファイル名や保存場所のルールが決まっている
- 社内で作業する時間を確保できる
日常的に発生する少量の書類であれば、あらかじめ社内でルールを決め、その都度電子化していく方法もあります。
一方、過去に蓄積した書類をまとめて電子化する場合は、単純に「枚数分スキャンすれば終わり」とはいきません。
書類の分類や仕分け、ファイル名の設定など、電子化の前後にも作業が必要になります。
書類の量や状態によって、電子化にかかる手間は変わります
電子化する資料が増えるほど、必要な作業も多くなります。
特に、
- 大量の書類が保管されている
- A4・A3・大判図面などサイズが混在している
- 図面と帳票など、異なる種類の資料が一緒になっている
- ファイルや製本された資料がある
- 電子化後のファイル名や分類方法を統一したい
といった場合は、スキャン以外の作業にも時間が必要です。
ファイルや製本された資料については、必要に応じて解体したうえでスキャニングし、データ化を進めます。
そのため、自社で対応する場合は、「スキャンできるか」だけではなく、「その作業時間を確保できるか」まで含めて考えることがポイントです。
自社で行う場合と電子化サービスに依頼する場合の違い
書類の電子化は、すべて外部へ依頼する必要があるわけではありません。
資料の量や状態、社内で確保できる時間によって、自社対応と電子化サービスを使い分けることができます。
| 項目 | 自社で電子化 | 電子化サービスへ依頼 |
| 少量の書類 | 対応しやすい | サービス内容による |
| 大量の書類 | 作業時間が必要 | まとめて依頼しやすい |
| 大判図面 | 社内設備による | 対応可否はサービスによる |
| 資料の整理 | 社内で対応 | 対応範囲はサービスによる |
| ファイル名整理 | 社内で対応 | 対応範囲はサービスによる |
| 社内の作業負担 | 増えやすい | 抑えやすい |
どちらがよいというものではなく、書類の量・資料の状態・社内で確保できる時間・電子化後の使い方によって選ぶことが大切です。
たとえば、日常的に発生する少量の書類は自社で電子化し、過去の書類や大量の資料をまとめて整理するときだけ外部へ依頼するといった使い分けも考えられます。
電子化サービスを検討したいケース
次のような場合は、電子化サービスを利用することで、社内の作業負担を抑えやすくなります。
- 大量の書類を一度に電子化したい
- 大判図面が含まれている
- さまざまなサイズ・種類の資料が混在している
- 過去の工事資料をまとめて整理したい
- スキャン後のファイル名やデータ整理まで依頼したい
- 通常業務と並行して作業する時間が取れない
特に工事関係の資料では、一般的な書類だけでなく、大判図面や完成図書などが一緒に保管されていることもあります。
こうした資料をまとめて電子化する場合は、スキャニング設備だけでなく、その後のデータ整理まで含めて対応できるサービスを選ぶと進めやすくなります。
電子化を依頼する前に確認しておきたいこと
電子化サービスへ相談するときは、すべての仕様を決めてから依頼する必要はありません。
まずは、次のような内容を確認しておくと相談がスムーズです。
1．どのような資料を電子化したいか
書類、図面、完成図書など、現在どのような資料が保管されているのかを確認します。
2．どのくらいの量があるか
正確な枚数が分からなくても、ファイル何冊分、書庫何段分など、おおよその量が分かれば相談しやすくなります。
3．電子化したデータをどう使いたいか
保管するだけなのか、社内で検索・共有したいのかによって、ファイル名や分類方法なども変わります。
電子化した後の使い方まで考えておくことで、単に紙をPDFにするだけではなく、必要な資料を探しやすい状態に整理できます。
中国システムでは、スキャニングからデータ整理まで対応しています
中国システムでは、大量の文書やさまざまな紙媒体、大判図面のスキャニングに対応しています。
また、スキャニングだけではなく、ファイル命名・データ整理・保存先の決定まで含めて対応しています。
「紙の資料が大量に残っている」
「図面と書類が混在していて整理しにくい」
「電子化したいが、どこから手を付ければよいか分からない」
といった場合も、まずは現在の資料の状態や、電子化後の用途をご相談ください。
資料の状態や目的を確認しながら、必要な作業を整理して進めていきます。
電子ファイリングのメリットや、導入時の基本的な流れについては、こちらの記事でもご紹介しています。
書類の電子化についてよくあるご質問
Q．大量の書類でも電子化できますか？
はい。中国システムでは、大量の文書やさまざまな紙媒体の資料のデジタル化に対応しています。
Q．大判の図面もスキャンできますか？
はい。大判図面のスキャニングにも対応しています。書類と図面が混在している場合もご相談ください。
Q．ファイル名の整理もお願いできますか？
はい。スキャニングからファイル命名、データ整理、保存先の決定まで対応しています。
Q．電子化の方法がまだ決まっていなくても相談できますか？
まずは、現在どのような資料があり、電子化したデータをどのように利用したいかをお聞かせください。資料の状態や用途を確認しながら、必要な作業を整理していきます。
まとめ｜「自社でできるか」だけでなく、作業量まで考えて判断する
書類の電子化は、少量であれば自社の複合機やスキャナーでも対応できます。
一方で、大量の書類や大判図面、さまざまな形の資料が混在している場合は、仕分けやスキャン後のデータ整理まで含めると、想像以上に作業時間が必要になることがあります。
自社で対応するか、電子化サービスを利用するか迷ったときは、
- 資料の量
- 書類や図面の状態
- 社内で確保できる作業時間
- 電子化後の使い方
を確認してみると、判断しやすくなります。
中国システムでは、紙資料や大判図面のスキャニングから、ファイル命名・データ整理まで対応しています。
書類の電子化でお困りの際は、お気軽にご相談ください。