■ 電子ファイリングとは？
電子ファイリングとは、紙の書類をスキャンし、電子データとして保存・管理する方法のことです。
業務の効率化や情報共有の円滑化を図るうえで、多くの企業・自治体で導入が進んでいます。
■ 電子ファイリングの主なメリット
- 書類の検索がスムーズになり、業務効率がアップ
- 書庫やキャビネットなどの保管スペースを削減できる
- 紙の劣化や破損を防止できる
- 複数人での情報共有が容易になる
■ 例えば、こんな使い方があります
- 図面や完成図書のスキャンと保存：ペーパーレス化により管理が簡単に
- フォルダ階層やタグによる分類 ：必要な書類をすぐに探せる仕組みづくり
- 社内サーバーやクラウドでの共有：外出先や複数拠点からのアクセスにも対応
■ 導入を成功させる6つのステップ
電子ファイリングは、やみくもに始めると後で手戻りが発生しやすくなります。
以下のようなステップで、計画的に進めるのが成功のカギです。
1. 目的と対象範囲を明確にする
「なぜ電子化したいのか」「どの書類を対象にするのか」を整理しましょう。
例えば
- 古い紙書類を整理したい
- 書庫が手狭になってきた
- 外出先でもファイルにアクセスしたい
- 書類検索の手間を減らしたい
2. 書類の分類・整理ルールを決める
ファイル名の付け方やフォルダ階層の構成、タグの使い方をあらかじめ決めておくことで、
後から探しやすくなります。
3. 使用するツールやシステムを選ぶ
社内サーバーを使うのか、クラウドサービスを導入するのかを検討します。
ファイル形式（PDF、DocuWorksなど）の統一も大切です。
4. 紙書類のスキャンとデータ化
スキャナーでスキャンし、PDFや画像データとして保存します。
OCR（文字認識）機能を使えば、文書内検索も可能になります。
5. 保存・バックアップ体制の構築
重要な書類が失われないよう、定期的なバックアップを行いましょう。
クラウドと外付けHDDなど、二重で保管するのがおすすめです。
6. 社内ルールの整備と研修の実施
誰が、どのように、どこへ保存するのか。
運用ルールを明文化し、必要に応じて社内研修も行いましょう。
■ まとめ
電子ファイリングは、業務の効率化や情報管理の精度向上に直結する取り組みです。
まずは「何のために行うのか」を明確にし、小さな書類から少しずつでも導入してみてはいかがでしょうか。
ご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。